ご覧いただきありがとうございます!

初めてのビジネス英文作成 英文を作るコツ4選

初めて英文を書くときどうしたら良いのか迷いませんか?

英文なんて書いたことがない人がほとんどだと思います。

僕も社会人になりたてのとき配属されてすぐに海外の方とやりとりする事になりました。

当時の僕
  • 何度英文メールを送っても相手に意味が全く伝わらない
  • 結果チェーンメールだらけになり、議論が横道にそれていき誤解や勘違いを生んだ
  • ものすごく長いチェーンメールになりすぎて上司に怒られる
  • 上司・先輩がフォローに入り自分の出る幕がなくなり自分の仕事がなくなる

上司・先輩からも呆れられどうしたら伝わるのかとても悩みました。

長い間悩み試行錯誤を繰り返しているうちに、伝わらないときは傾向があることがわかり対策法があることも分かりました。

自分で編み出した方法ですが、十年以上たった今でもこれらの方法で英文を書いてます。

この方法で100%伝わります!

そしてこれらの方法を使いながら、今も日々業務で結果を出しています。

記事の信頼性
  • 英語使用歴十数年
  • 英語が使いこなせることから会社の命運をかけた一大Projectを担当することになり何十億の売上達成
  • その年のCEO AWARD(社長賞)受賞

この方法はどの本にも書いてなく、この記事を読んでいる皆さんにだけご紹介です。

この記事を読めば明日から実践できすぐに即戦力で英語の仕事ができます!

Contents

なぜ伝わらないか、沢山の英語を添削してきたことで分かった共通点

会社に英語が話せない方が多いため英文の添削を求められる時があります。

たくさんの英文を見てきた中で伝わらない文章は下記の共通点があることがわかりました。

伝わらない英語の特緒
  • 文章が長い
  • 長いことから読解に時間がかかる
  • Google翻訳などの翻訳ソフトに頼っている

こちらの記事では伝わらない理由をより詳細に説明!

現代の翻訳ソフトは進化が目まぐるしく、複雑な日本語でもほぼ正しい精度で英訳してくれます。

しかし複雑な日本語でも翻訳ソフトが訳してくれる、この状況が逆に伝わらない英語を生み出してしまうのです!

それはなぜか、解説していきましょう。

日本語を扱うように英語を扱うのはやめよう

我々日本人は日本語のネイティブであり、自由自在に日本語を扱うことができます。

メールなど日本語で文章を書いているとき、気にしないとついつい文章が長くなったりしませんか?

長くなるとこういう印象を持たれます。

読み手への長い文章の弊害
  • 読むことに抵抗感を感じられてしまう
  • 途中で前の文章を忘れてしまい論点がだんだん分からなくなる
  • 何度も読み返しているうちに読み手が疲れてしまい、読み手が理解したいように理解されてしまう

逆に長い文章を受け取ると抵抗感がありますし、よく分からないことありますよね??

実はこの現象英語でも同じなんで、慣れていない英語の方がより混乱をきたします。

そしてここからが翻訳ソフトを使う弊害です。

翻訳ソフトが訳してくれると思って読み手の気持ちを考えずに書いた長い文章を英訳させると、大変分かりずらい英語が出来上がります。

まさにこの点が翻訳ソフトを使った場合の弊害になるのです。

箇条書き最強説

伝わらないことに悩み行き着いた先は

箇条書き

でした、これ以上にシンプルに伝える方法はないと思います。

前述の通り読み手を混乱させる文章は、文章が長く簡潔でないという特徴があります。

であれば、文章を短くする = 箇条書き、というのが結論に至った流れです。

箇条書きのメリット
  • 短い文章により読み手の抵抗感を最小限に抑えられる
  • 話の流れが上から下に流れていくので理解しやすい
  • 端的に書くには頭を使うので自分の頭の中の整理にも繋がる

実際、日頃やりとりするアメリカ人の同僚も箇条書きをよく使っています。

他にも、僕は箇条書きをこんな使い方をしています。

  • 複雑な案件は箇条書きで一度書いて頭を整理する
  • 会議中に自分のPCの画面を関係者へ共有し、関係者の発言をその場で箇条書きで速記し、議論内容に間違えがないかその場で確認
  • 後ほどその箇条書きの文章をそのまま議事録として使う

長い文章を書くと時間もかかります。

箇条書きを使えば文章記述の時間短縮にも貢献できます!

4段階のステップを経て日本語から英語に訳そう

次は分かりやすい簡潔な英文を作るコツを紹介します。

これは僕が英語を学び始めたときにやっていた方法で、文章記述に多少時間はかかりますがもっとも確実な方法です。

4段階にステップを分けて少しずつ英訳していく方法です。

こちらがその4段階のステップと例題です。

STEP
伝えたい日本語を書く

先日共有いただいた資料ですが、9ページ目の図に誤りを見つけました、正しくはメールに添付した図です。

STEP
書いた単語を英語に直し易い簡単な日本語に置き換える

数日前の資料を見ています。9ページ目の図は間違っています。メールに添付された図が正しいです。

STEP
その日本語を英語の文法の順番に並び替える

私は見ています、数日前の資料を。ありました、図の間違えが、9ページ目に。メールの図が正しいです。

STEP
ちゃんとした英文にする

I’m seeing a document a couple of days ago. There is wrong figure in Page 9. Figure in mail is correct.

初めて見た方は「めんどくさいなぁ」と思われるかもしれませんが、この方法なら100%確実に伝わる英語になります!

この時一点ポイントですが、今まで記載したとおり長い文章はやめましょう。

解説したとおり長い文章は読み手の理解を間違えさせる弊害を生みます。

英文を作っていてこの文章はどうやったら伝わるのか…」と悩んだときに参考にしてください。

伝わり易い英語のコツ

日本人の説明の仕方と外国人の説明の仕方で決定的に違いがあります。

日本人が日本語で説明する場合の例
  1. 背景の説明
  2. 問題の共有
  3. 問題が発生している原因と詳細
  4. 問題が与える損失
  5. 解決策と結論

起承転結のように話が順々に進んでいき最後に結論で終結します。

外国人の説明
  1. 簡単に背景の説明と問題の共有
  2. 解決策の提示
  3. 結論
  4. 詳細は別の場で説明

一見日本人の説明の方がしっかりして見えますが、解決策まで行き着くまで時間がかかります。

一方外国人の説明は解決策や結論を早く伝え、細かいところは別で説明します。

この伝え方であればまずは何をするのかが早く分かり理解しやすいです。

英語で文章を書くときは後者を意識してかつ前の章で触れた箇条書きを最大限に使って文章を書いてみてください。

これだけでものすごく伝わりやすい英文になります!

まとめ

本記事のまとめです!

まとめ
  • なぜ伝わらないか
    文章が長い、翻訳機に頼っている
  • 日本語を扱うように英語を扱うのをやめよう
    理由:文章が長くなるから
  • 英文を作るには4つの段階を踏むと作りやすい
    普通の日本語
    簡単な日本語
    英文法に変換した日本語
    最後に英語
  • 結論を早く言って箇条書きを活用し伝わりやすい英語を目指そう

そもそも人に理解してもらえる文章を書くこと自体が難しい技術です。

日本語でもそうですしそれを英語で書くのはそもそも難しいんです。

なので出来るだけシンプルに書いて読み手の負担を減らしてあげましょう。

そうしていくことで関係者からの評価も上がり信頼関係の構築にも繋がります!

この記事が皆さんの英語学習の支えになれば幸いです。

ではまた!

\ ブログランキングの応援お願いします! /

\ ブログ村応援お願いします /

カイカイ
会社員とブログの掛持ちマン
英語で世界中に人と仕事し、外資3社を渡り歩く。
成績優秀者として4万人中の100人に選ばれCEO AWARD受賞。
0歳の息子を育てるイクメン。
趣味は音楽と合気道とイラスト作成。

本ブログのテーマ – 美しく使いやすい

この記事が気に入ったら
いいね または フォローしてね!

よかったらシェアしてね!
Contents
閉じる