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初めてのビジネス英文作成 英文を作るコツ4選

初めて英文を書くとき、どうしたら良いのか迷いますよね。

僕も昔、社会人になりたての時、配属されてすぐに海外の方とやりとりする事になりました。当時の僕はこんな感じ↓

  • 何度英文メールを送信しても、意味が全然相手に伝わらない
  • 結果、チェーンメールだらけになり、議論が横道にそれていき、誤解や勘違いを生む
  • チェーンメールになりすぎて上司に怒られる
  • 上司・先輩がフォローに入り、自分の仕事が自分から離れていく

どうしたら伝わるのか、とても悩みました。

そして悩んだ末に、伝わらないときは傾向があることがわかり、対策法があることも分かりました。

対策法は自分で編み出した方法ですが、十何年たった今でもこれらの方法で英文を書いてます。 この方法で99%伝わります!

そしてこれらの方法を使いながら、今も日々業務で結果を出しています。

記事の信頼性
  • 英語使用歴十数年。英語が話せる事にから、昨年会社の命運をかけた一大Projectを担当することになり、On-timeのリリース達成
  • 結果何十億の売上達成、会社トップレベルの昇給達成
  • 国内外に強い信頼関係ができ、プライベートでも仲の良い友人がアメリカにできた

下記目次が原因・方法のサマリーですが、恐らくどの本にも書いてなく、この記事を読んでいる皆さんにだけご紹介です。

Contents

なぜ伝わらないか 沢山の英語を添削してきたことで分かった共通点

会社に英語が話せない方が多いため、英語の添削を求められる時があります。

また拙い方の英語を見る機会もたくさんあります。

そうやって見てきた中で、伝わらない文章は下記の共通点があることがわかりました。

  • 文章が長い
  • 長い故に読解に時間がかかる
  • Google翻訳等、翻訳ソフトに頼っている

昨今の翻訳ソフトの進化は目まぐるしく、昔と違い複雑な日本語でもほぼ正しい精度で英訳してくれます。

しかし逆に複雑な日本語でも、翻訳ソフトが訳してくれる、この状況が伝わらない英語を生み出してしまう、と言っても過言ではありません。

それはなぜか、解説していきましょう。

 

日本語を扱うように英語を扱うのはやめよう

我々日本人は日本語のネイティブであり、自由自在に日本語を扱うことができます

気にしないとどうしても文章は長くなりがちです。

長くなると、

  • 読むことに抵抗感を感じる
  • 途中で前の文章を忘れる
  • 忘れることで論点がだんだん分からなくなる
  • 翻訳ソフトを介しているので、文章の前後関係など細かい点が追従せず、より混乱を生じさせる

日本語のメールでも、長い文章が来ると抵抗感がありますし、よく分からないことありますよね??英語でも同じです。

また上記に記載したとおり、翻訳ソフトは一文をほぼ正しく訳してくれますが、文章の前後関係など細かいところまで配慮してくれません。

まさにこの点が翻訳ソフトを使った場合の弊害になるのです。

 

箇条書き最強説

僕が海外とのやりとりで悩み結局行き着いた先は

箇条書き

でした。 これ以上にシンプルに伝える方法はないと思います。

前述の通り、読み手を混乱させる文章は、長い・書いてあることがわからない、が主な2点です。

であれば、文章を短くする = 箇条書き、というのが結論に至った流れです。

箇条書きのメリット

短い文章により読み手の抵抗感を最小限に抑えられる

話の流れが上から下に流れていくので、理解しやすい

端的に書くには頭を使うので、自分の頭の中の整理にも繋がる

実際、日頃やりとりするアメリカ人の同僚も、箇条書きをよく使っています。

また僕の場合、電話会議をするときに、自分の画面を関係者へ移しながら、

その場で箇条書きで速記して、会話内容に誤認がないか視覚的に確認してもらう、

且つその文章をそのまま会議議事録にする、という時間短縮にも貢献しています。

 

英語を組み立てるのに慣れないうちは4段階で日本語から英語に訳そう

次は英文を作るコツを紹介します。

これは僕が駆け出しの時にやっていた方法で、時間はかかりますが確実な方法です。

自分で編み出したので、どこにも紹介されていない方法だと思います。

4段階に分けて少しずつ英訳していく方法です。

  1. 伝えたい日本語を書く
  2. 書いた単語を英語に直し易い簡単な日本語に置き換える
  3. その日本語を英語の文法に並び替える
  4. 英語にする

下記が例になります。

  1. 先日共有いただいた資料ですが、9ページ目の図に誤りを見つけました、正しくはメールに添付した図です。
  2. 数日前の資料を見ています。9ページ目の図は間違っています。メールに添付された図が正しいです。
  3. 私は見ています、数日前の資料を。ありました、図の間違えが、9ページ目に。メールの図が正しいです。
  4. I’m seeing a document a couple of days ago. There is wrong figure in Page 9. Figure in mail is correct.
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手間はかかりますが、一番確実な方法だと思います。

この時も出来るだけ長い文章はやめましょう

長い文章は英語にしていくのが非常に大変です。

ぜひ英文を作るときに、この文章はどうやったら伝わるのか…と悩んだときに参考にしてください。

 

伝わり易い英語のコツ

こちら最後です。

よく言われることですが、日本人が日本語で会話していると、何が起きていてそれがこうで、最後に結論、という流れが多いですが、

英語では、起きている問題がこうで結論はこうで、なぜなら…と早い段階で結論を言う方が伝わり易いです。

例えばメールで報告等する場合に、下記の回答が通じ易いです。

題名:納期問題の解決法について

問題点:周知されていれば記載なし、周知されていなければ記載する(なるべく1行)

結論:これこれこういう方法で前倒しし、問題を解消します(具体性を持たせて且つ簡潔に)

顧客への報告資料も、説明の箇所については箇条書きで問題ありません。

失礼な気がするのであれば、最初の導入文と最後の締めの言葉だけ、丁寧に添えれば失礼にあたりません。

ぜひ参考にして頂き、伝わり易い英語の文章を目指してください。

 

まとめ

本記事のまとめです!

  • なぜ伝わらないか
    文章が長い、翻訳機に頼っている
  • 日本語を扱うように英語を扱うのをやめよう
    理由:文章が長くなるから
  • 英文を作るには4つの段階を踏むと作りやすい
    普通の日本語
    簡単な日本語
    英文法に変換した日本語
    最後に英語
  • 問題や結論を早め言って、伝わりやすい英語を目指そう

 

これらのコツが皆さんの英語上達に役立てば幸いです!

ではまた!

 

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